KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya. Pada suatu kantor, informasi, peraturan atau instruksi dalam bekerja, biasanya dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor.

Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu orang dapat mengerti, memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media.

Proses komunikasi:

Proses komunikasi secara primer

Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat, gambar, warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu “menerjemahkan’ pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.

Proses komunikasi secara sekunder

Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi

Proses komunikasi dapat pula dibedakan menjadi :

1. Hubungan tegak (vertikal) ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas).
2. Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.

Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk:

1. Pemberian perintah, instruksi dan petunjuk
2. Informasi atau pengarahan
3. Ceramah
4. Teguran
5. Penjelasan

Selain komunikasi internal dalam Organisasi/Perusahaan Terdapat pula komunikasi kepada pihak eksternal yakni  :

Komunikasi dari Organisasi/Perusahaan kepada khalayak

Komunikasi dari Organisasi/Perusahaan kepada khalayak dapat melalui seperti:

• Majalah organisasi
• Press release
• Artikel surat kabar dan majalah
• Pidato radio
• Film dokumenter
• Brosur

Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.

Klasifikasi media komunikasi kantor menjadi:

1. Sistem komunikasi tulisan (writen communication)
2. Sistem komunikasi lisan (oral communication)
3. Sistem mekanis (mechanical system)
4. Sistem panggilan tugas (staff location system)